La productividad es una de las preocupaciones más comunes de los profesionales hoy en día. Muchos de nosotros vivimos con la latente sensación de que necesitamos hacer más cada día. Para abordar el tema, existen muchas alternativas a las que recurrir. Algunos recurren a altas dosis de cafeína y largas horas de trabajo ininterrumpido, otros recurren a estrictos horarios que pueden comenzar muy temprano por la mañana, y otros trabajan arduamente en las noches mientras la mayoría duermen.
Una de las herramientas de uso más común son las listas de quehaceres o to-do lists. ¿Quién no ha hecho una algún día? ¿Realmente ayudan?
Para muchos puede parecer irrelevante o incluso atrevido cuestionar el uso de las listas de quehaceres. ¿Qué daño podrían causar? La verdad es que mientras puede haber mucho beneficio en la costumbre de hacer listas de quehaceres, también es cierto que estas listas nos recalcan lo mucho que tenemos que hacer, pero no cómo lo vamos a hacer ni cuál es la mejor forma de hacerlo. De hecho, muchas personas resultan más estresadas de forma inconsciente por el efecto de las listas de quehaceres.
El problema…
Hacer simplemente una lista de quehaceres para ser más productivo durante el día (o la semana, etc.) no contempla por lo general los siguientes factores:
El tipo de personas que somos… tempraneros, vespertinos o nocturnos.
La Estrategia de Niveles se aplica en aquellos casos donde se tiene un sistema que ofrece distintos niveles de versiones para distintos tipos de clientes, como básico, avanzado y empresarial, por ejemplo. En este caso cada nivel tendrá diferentes niveles de aislamiento y por lo tanto se debe desarrollar una infraestructura que los soporte.
El tipo de personas que somos… tempraneros, vespertinos o nocturnos.
La Estrategia de Niveles se aplica en aquellos casos donde se tiene un sistema que ofrece distintos niveles de versiones para distintos tipos de clientes, como básico, avanzado y empresarial, por ejemplo. En este caso cada nivel tendrá diferentes niveles de aislamiento y por lo tanto se debe desarrollar una infraestructura que los soporte.
Las condiciones ambientales durante el día son otro factor a considerar.
¿A qué hora del día tienes mejores condiciones para concentrarte? ¿Le ha sucedido que tuvo que intentar hacer lo más importante del trabajo cuando ya habían llegado los niños de la escuela y no podía concentrarse? Procure asegurarse de que al menos durante algún tiempo en el día va a tener condiciones óptimas para hacer lo más importante. Algunas personas optan por cerrar el correo electrónico, desconectar el teléfono, cerrar la puerta y pedir que nadie los aborde durante un período de tiempo del día para poder atender las cosas más importantes. ¿Has pensado en las medidas que puedes tomar personalmente para aprovechar tu momento del día más productivo?
Hacer simplemente una lista de quehaceres para ser más productivo durante el día (o la semana, etc.) no contempla por lo general los siguientes factores:
La solución…
Teniendo en cuenta estos factores, entre otros, podríamos cambiar nuestras estresantes listas de quehaceres por una planificación espacial. Una planificación espacial consiste en un mapa del día (o de la semana, etc.) en el que identificamos los espacios o bloques de tiempo en los que somos más productivos y los aprovechamos para hacer las cosas más importantes.
Esto se puede lograr marcando estos espacios de tiempo en un semanario de escritorio o quizás en un tablero en el que podamos tomar notas y graficar libremente. Podríamos utilizar las alarmas o recordatorios en nuestros dispositivos electrónicos para recordarnos que han llegado estos espacios de tiempo favorables, en vez de recordarnos que tenemos una larga lista de pendientes. Este tipo de planificación no nos recuerda lo mucho que tenemos que hacer, sino que ya sabemos cuándo haremos las cosas más importantes. Esto puede reducir los niveles de estrés y hacernos más productivos.
En todo caso, tu sistema de planificación debe ser flexible, personalizado y realista. ¿Se te ocurren otras ideas para planificar tus días? ¡Comenta y comparte!
